Les charges locatives représentent les dépenses liées à l’occupation d’un logement à part le loyer principal. Généralement versées sous forme de provision, elles font l’objet d’une régularisation annuelle par le propriétaire afin qu’il rembourse ou réclame la différence avec les frais réels.
Le principe des charges locatives
Le chauffage collectif, les frais d’entretien des parties communes et d’autres dépenses citées exhaustivement en annexe du décret n° 87-713 du 26 août 1987 constituent des charges locatives. Également appelées charges récupérables, elles doivent être payées par un locataire selon une récupération ponctuelle du propriétaire après chaque dépense engagée ou par le versement d’une provision.
Ce dernier procédé est le plus utilisé et c’est uniquement dans ce cas qu’il y a lieu de régularisation. Il consiste à comparer le montant de la provision aux frais réels engagés par le propriétaire pendant l’année. Il génèrera ainsi un trop-perçu à rembourser au locataire ou un complément que celui-ci doit payer au bailleur. Ce dernier quant à lui a l’obligation de fournir les pièces justificatives des dépenses (factures, comptes de copropriété, contrats de fourniture des quantités de consommables…).
Comment régulariser les charges locative?
La provision sur charges récupérables est déterminée à partir des résultats de l’année précédente ou du budget prévisionnel en cas de copropriété. C’est le bailleur qui effectue la régularisation, mais il n’est pas obligé de s’en tenir à la date d’anniversaire du bail. Il doit pour cela envoyer au locataire le décompte des dépenses par nature un mois avant la date de régularisation.
Aussi, il doit conserver toutes les pièces justificatives des dépenses effectives pour une éventuelle consultation des locataires pendant au moins 6 mois après l’envoi du décompte. Ces derniers peuvent également demander les récapitulatifs par e-mail ou par courrier depuis le 1er janvier 2015.
Notez qu’avec une location meublée et dans le cas où les charges locatives sont forfaitaires, il n’y a pas lieu de régularisation ni de justificatifs nécessaires. Le bail peut toutefois prévoir une indexation des charges selon l’indice de référence des loyers.
